Utvecklingssamtal - FAQ för mentor

  • Uppdaterad

Klicka på respektive fråga för att komma vidare!

 

Öppen onlineutbildning om utvecklingssamtal

För dig som föredrar videoinstruktioner

Generella/övergripande frågor

Inför samtalet

Frågor och grupp/inbjudan

Skapa samtal

Dokumentation

Bokningshantering

Under samtalet

Dokumentation

Efter samtalet

 

FAQ - det som inte finns som separata artiklar

 

Anteckna så att vårdnadshavare och elever inte ser anteckningar?

Det som antecknas i formulär blir INTE synligt med mindre än att samtalet avslutas (elev ser om man kryssat i "Elevlett" som ju innebär att eleven även kan skriva). Men om man vill anteckna annat som aldrig ska bli synligt behöver det göras antingen i word och läggas i elevkort under "Dokumentation", som kommentar i Extra anpassning eller som dold bedömning i (dold) uppgift alternativt som personlig anteckning i planering/uppgift. 

 

Förutsättningar för att skapa utvecklingssamtal

  • Grundläggande förutsättningar
  • Är du ägare av aktuell Mentorsgrupp (INTE bara Undervisningsgrupp)?
    • Gå via "Grupper" i vänstermenyn för att se de grupper du har anslutna till Haldor
  • Har du roll som mentor?
    • Sök på ditt namn i sökrutan uppe till höger - Roller
    • Den med roll "Skoladmin" på din skola kan lägga till roll, se efter så det är rätt i elevregister om ni har synk.

Enda anledningen till att spara ett samtal som utkast är...

... om du vill fila på inbjudningstexten och/eller göra klart alla bokningsbara tider innan det går ut avisering till vårdnadshavare. Det som antecknas i uppföljningsformulär blir INTE synligt förrän samtalet är avslutat. En risk med att ha samtalet som utkast är att det går att radera det. 

 

Förutsättningar för att föra dokumentation

  • I samband med att du skapar upp ett samtal - eller i efterhand - behöver du lägga till formulär för uppföljning (skapat av Skoladmin)
  • Du går in på respektive elev och för anteckningar, innan, under eller efter samtalet. Anteckningarna syns endast för mentor fram tills att samtalet avslutas. 
  • Behöver du föra anteckningar som aldrig ska bli synliga för elev eller vårdnadshavare så får du föra dem separat, exempelvis i word och sedan lägga in dokumentet i elevkortet (om du vill att du och framtida mentorer ska få tillgång). 

Var hittar jag formulär från elever och vårdnadshavare

Öppna upp elevens instans/mötestillfälle. Klicka på Formulär.

En lista över utskickade formulär visas. 

Klicka på respektive rad för att visa inskickat formulär. 

 

 

 

Vara två mentorer och dela på ett samtal

Ja, en skapar upp samtalet och blir ägare, den andra deltagare - som kan gå in i mötet och ta anteckningar i ev formulär. Det är dock enbart den som skapat mötet som kan redigera mötet (lägga till formulär, bokningstider mm) och även avsluta mötet (vilket krävs för att elev och vårdnadshavare ska få tillgång till ev mötesdokumentation. Här hittar du mer information

  • Är ni två/flera mentorer som delar på två/flera grupper: se även nedan

 

Jag/vi har flera mentorsgrupper/klasser och ska göra utvecklingssamtal, eller samtal från blandade mentorsgrupper...

  • Grunden är att ni bör skapa upp mentorsgrupper utifrån hur ni behöver arbeta med bland annat utvecklingssamtal. Det är inget problem vare sig för elever eller mentorer att vara medlemmar respektive ägare i flera, parallella mentorsgrupper. 
  • Det går för närvarande endast att boka in elever - enskilda/flera/samtliga - från en och samma mentorsgrupp till ett samtal.
  • Har du flera mentorsgrupper (eller om ni är fler mentorer som delar på flera olika grupper) behöver du/ni alltså antingen
    • Se till att det skapas upp en gemensam mentorsgrupp för de elever som ska erbjudas samma samtal. Allra bäst i elevregister, men utifrån skolans rutiner kan det ev även göras manuellt. 
    • Boka upp separata samtal för varje grupp.
      • Om de då ska erbjudas samma tider behöver du välja en av nedanstående:
      • Gå in i grupp A och grupp B, skapa upp parallella samtal med samma tider. När någon bokar in samtal (du får avisering) behöver du manuellt gå in och blocka tider "i det andra samtalet" så snart den blivit bokad, om du inte lägger dem omlott: 
      • Ett alternativ är att ge dem tider omlott (här finns film som visar hur du gör):
        • Gå in i grupp A, skapa upp tider med start (ex) 08.00 och längd (ex) 30 min, paus (ex) 60 min (15+30+15).
        • Gå in i grupp B, skapa upp tider med start (enligt ovan) 08.45, längd 30 min, paus 60 min. 

 

 

Citera in text från elev/vårdnadshavare i mötesdokumentationen

Lägg till formulär som både skickas till deltagarna och har uppföljning i mötet ibockat.

 

 

Hur/Var ser jag dokumentation (som ex IUP) från tidigare mentor/samtal?

Det finns två olika vägar:

  • Gå via "Möten" i vänstermeny. 
    • Klicka på "Tidigare möten" om det är låst/arkiverat. 
    • Leta upp möte i listan.
    • Klicka på mötet. 
    • Klicka på elev.
    • Scrolla ner till Uppföljning alt klicka uppe till höger på "Formulär" (om du vill se det som elev/vårdnadshavare skickade in inför mötet).
  • Gå via Elevkort: 
    • Sök elev i övre högra hörnet. 
    • Klicka på "Möten"
    • Scrolla ner till Uppföljning alt klicka uppe till höger på "Formulär" (om du vill se det som elev/vårdnadshavare skickade in inför mötet).

 

Ändra längd på samtal eller paus...

När du skapar upp mötet så väljer du hur långa samtal du ska ha och hur lång pausen ska vara mellan dem (om du använder bokningsfunktionen, för att den ska kunna skapa upp bokningskalendrar smidigt). Om du senare önskar ändra på någon av dessa är det bara möjligt så länge som inga möten har bokats. Om någon har hunnit boka behöver du först ta bort den bokningen (och på något sätt hantera detta).

Skärmdump från utvecklingssamtalsmodulen:

Du kan redigera eller ta bort mötestillfällen så länge som inga möten har bokats.

 

 

Ta bort mötestider eller bokar in så jag får lunch

Några olika varianter/möjligheter som bjuds:

 

Avboka ett möte (ex för att jag fått förhinder)

Öppna det aktuella mötet och klicka på aktuell elev.

Till höger har du "Avboka möte". Du får en kontrollfråga om du är säker, om du svarar ja på den så avbokas mötet, avisering går ut till elev/vårdnadshavare om att mötet är avbokat. Du kan även gå in i bokningshanteringen och den aktuella tiden och under tre prickar till höger om elevens namn välja "Byt mötestid" om du direkt vill skicka ut en ny tid. 

 

Hur kan man se vem som avbokat ett samtal?

När man får en notis under händelser att ett möte blivit avbokat, kan man klicka på den för att komma direkt till den elev det gäller. 

 

 

Publicera mötesdokumentationen från mötet för deltagare

När mötesdokumentationen är färdig så behöver du som är skapare av mötet "Avsluta mötet" uppe till höger för att den ska bli tillgänglig för elev och ev vårdnadshavare. Om du senare kommer på att något behöver kompletteras går det utmärkt att Öppna möte igen och göra så (och sedan Avsluta igen). 

 

Så här får vi till "ämnessamtal" 

  1. Mentor för eleverna skapar upp ett utvecklingssamtal per ämne (inkl bokningskalender).
  2. När mötet är uppskapat går mentor in på varje samtal och lägger till resp ämneslärare som deltagare (fem klick per samtal)

 

Två vårdnadshavare ska erbjudas separata samtal

Om så behövs får man skapa upp två separata samtal för eleven i fråga och bjuda in en av vårdnadshavarna i respektive samtal. 

 

Kan man se vilken av barnets vårdnadshavare som bokat samtalet?

I dagsläget är det inte möjligt, men kan vid särskilda behov beställas genom huvudkontakt. 

 

Vad händer när mentorsgrupp arkiveras/raderas?

I princip påverkar det ingenting, den som skapade samtalet kommer fortfarande åt det (och kan ex avsluta så dokumentation blir synlig för elev och vårdnadshavare), vårdnadshavare och elev kommer åt det på samma sätt som i en aktiv grupp. 

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

Relaterade artiklar

Var denna artikel till hjälp?